Event-Agentur und Kaffee-Catering: 7 Fragen, die jede Agentur vorab stellen sollte
Event-Agenturen jonglieren am Eventtag mit Dutzenden beweglichen Teilen. Ein Caterer, der nicht liefert, reißt das ganze Gefüge mit. Wer Kaffee-Catering für Kundenevents bucht, sollte deshalb ein paar Dinge im Vorfeld klären - nicht als Misstrauenstest, sondern als Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit.
1. Wie läuft die Abstimmung - und wer ist mein Ansprechpartner?
Die erste und wichtigste Frage betrifft nicht den Kaffee, sondern die Kommunikation. Gute Caterer benennen eine feste Kontaktperson vom ersten Gespräch bis zum Abbau. Frag konkret: Wann gibt es ein Briefing? Wann kommt die finale Auftragsbestätigung? Und wer ist die Nummer, die ich am Eventtag anrufe?
Caterer, die das schnell und klar beantworten, sind in der Regel auch operativ besser aufgestellt.
2. Ist das Datum wirklich frei?
Verfügbarkeit klingt banal, ist es aber nicht. Saisonspitzen im Juni, September und Dezember bedeuten, dass gute Anbieter früh ausgebucht sind. Frag außerdem: Wie viele Parallel-Events bedient ihr an dem Tag? Ein Caterer, der fünf Events gleichzeitig fährt, hat wenig Spielraum, wenn irgendwo etwas schiefläuft.
3. Wie treten die Baristas auf?
Für Kundenevents ist das Erscheinungsbild des Catering-Teams Teil deiner Außenwirkung. Frag nach: Gibt es einheitliche Uniformen? Sind Anpassungen an das Event-Branding möglich - etwa durch eine Schürze in den Kundenfarben oder ein gebrandetes Schilder-Setup? Wer für Corporate-Events bucht, sollte wissen, was seine Gäste sehen.
4. Wie funktioniert der Rechnungsflow?
Im Agentur-Geschäft ist das eine oft unterschätzte Frage. Rechnet der Caterer direkt mit dem Endkunden ab, oder läuft alles über die Agentur? Welches Format kommt - klassische PDF-Rechnung oder bereits E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)? Und welche Zahlungsziele gelten? Ungeklärte Rechnungsfragen landen am Ende beim Agentur-Projektmanagement und kosten Zeit, die niemand hat.
5. Welche Referenzen gibt es aus dem Agentur-Umfeld?
Ein Caterer, der gut für Privatveranstaltungen ist, muss nicht automatisch gut für Agentur-Kunden funktionieren. Frag gezielt nach Referenzen aus ähnlichen Kontexten - Unternehmensevents, Messen, Galas. Google-Bewertungen sind ein Startpunkt, aber ein konkreter Ansprechpartner, den du anrufen kannst, ist besser.
6. Was ist der Ausfallplan?
Krankheit, Panne, Stau - irgendetwas passiert immer. Frag direkt: Was passiert, wenn ein Barista kurzfristig ausfällt? Gibt es einen festen Vertretungspool? Wird das automatisch geregelt, oder musst du als Agentur aktiv werden? Ein seriöser Anbieter hat darauf eine klare Antwort - und die sollte nicht “da rufen wir dich dann an” lauten.
7. Was braucht die Bar vor Ort - und wer klärt das mit der Location?
Mobile Kaffeebars brauchen Strom (mindestens 16A, 230V), ausreichend Aufstellfläche und eine klare Zufahrtsmöglichkeit für den Aufbau. Kläre vorab: Wer kommuniziert das mit der Location - ihr oder der Caterer? Und wie früh muss das Equipment da sein? Ein Auf- und Abbau, der ohne Abstimmung läuft, schafft am Eventtag unnötige Reibung.
Wenn du für einen Kundenevent eine mobile Kaffeebar planst und die Antworten auf diese Fragen direkt von uns hören willst: Schreib uns über die Anfrage-Seite. Wir arbeiten regelmäßig mit Agenturen zusammen und wissen, worauf es beim Agentur-Prozess ankommt.