Firmen-Sommerfest planen - was wirklich wichtig ist

Firmen-Sommerfeste haben einen schlechten Ruf. Einheitsbratwurst, Bierzeltgarnitur, Moderator der zu laut redet, Regen ab 19 Uhr. Das muss nicht so sein - und der Unterschied zwischen einem vergesslichen Abend und einem, über den das Team noch im Winter spricht, liegt oft in ein paar Entscheidungen, die vor dem Event getroffen werden.

Termin früh sichern - und dann wirklich absenden

Der erste Fehler: Die Planung fängt zu spät an. Ein Sommerfest für 100 Personen braucht mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf - für Location, Catering, Technik. Gute Locations in Hamburg, Berlin oder anderen Großstädten sind von Mai bis August freitags und samstags Monate im Voraus vergeben. Wer im Juni ein Fest für August plant, bucht Reste.

Schreib den Termin in den Kalender, schick direkt danach die Anfragen raus. Nicht “in der nächsten Woche”, sondern an diesem Tag.

Außen oder innen - mit Ausweichplan

Sommerfeste sind draußen schön. Sie sind drinnen machbar. Das Problem ist der Wetterwechsel, den du nicht einplanen kannst. Kläre mit der Location ab: Gibt es eine überdachte Alternative falls es regnet? Kann die Bar von außen nach innen umgezogen werden? Wir bringen unsere mobilen Kaffeebars sowohl auf Terrassen als auch in Hallen - aber wir müssen das vorab wissen, damit die Logistik stimmt.

Ein ungesicherter Außenplan macht aus einem guten Fest im schlimmsten Fall ein nasses Chaos.

Programm: weniger ist mehr

Das Programm-Budget wird meistens falsch verteilt. 30 Minuten Moderator, 60 Minuten Ehrungen, Tombola, Musik. Das fühlt sich nach innen wie Event an, aber die meisten Mitarbeitenden wollen nach einem langen Arbeitstag vor allem: mit Kollegen reden, gut essen, etwas Besonderes trinken.

Gib dem Abend Struktur, aber lass Luft. Ein bis zwei Highlights reichen - für den Rest sollen die Leute einfach zusammenkommen.

Der Espresso Martini - und warum er noch im Winter erwähnt wird

Wir bringen auf Sommerfesten neben dem klassischen Kaffee-Setup seit einiger Zeit auch Cocktail-Stationen mit - und die meistgefragte Option ist der Espresso Martini. Frisch gezogener Espresso, Vodka, Kaffeelikör, auf Eis geshakt. Klingt einfach, schmeckt wie ein Bar-Highlight.

Was passiert, wenn der auf einem Firmenfest auftaucht: Die Schlange an der Bar ist auf einmal länger als am Büfett. Leute, die sich sonst kaum kennen, stehen zusammen und warten. Reden. Fragen, was das ist. Wenn der erste Kollege “den kannst du nicht mal bestellen, das macht die Kaffeebar da” sagt, ist der Gesprächsstoff für den Rest des Abends gesetzt.

Das klingt nach einer kleinen Sache. Ist es auch. Aber genau diese kleinen Sachen bleiben hängen.

Was du von uns bekommst

Wir kommen mit unserer mobilen Bar, SCAE-zertifizierten Baristas, Bio-Kaffee und dem kompletten Setup. Für Sommerfeste bauen wir auch Cocktail-Optionen mit ein - Espresso Martini, Cold Brew Cocktails oder alkoholfreie Kaffee-Alternativen für alle, die keinen Alkohol trinken. Strom und Wasseranschluss (oder Kanister, das klärt sich vorab) - den Rest bringen wir.

Wenn du konkret planst, schreib uns einfach - wir schauen, ob dein Termin noch frei ist.