Hochzeit planen: wann und wie ein Kaffee-Catering dazukommt
Eine Hochzeit hat mehrere Momente, an denen Kaffee eine Rolle spielt. Wenn du früh weißt, wann und wo du eine mobile Kaffeebar einplanst, kannst du das mit dem Rest der Location-Planung abstimmen - und vermeidest, am Ende zu wenig Platz oder den falschen Zeitpunkt zu haben.
Beim Empfang: Kaffee als erste Option
Die Gäste kommen an, stehen vor der Location und warten auf den Einzug. Klassisch gibt es Sekt. Aber nicht alle trinken Alkohol, nicht alle mögen Schaumwein, und bei einer Sommerterrasse um 14 Uhr ist ein Cappuccino manchmal die bessere Wahl als ein warmes Glas Sekt.
Wir setzen beim Empfang gerne eine kompakte Station auf - Espresso, Cappuccino, Latte Macchiato. Das funktioniert auch draußen, solange Strom vorhanden ist. Wer einen unserer Pferdeanhänger bucht, hat direkt ein Fotomotiv inklusive.
Die Kaffeetafel am Nachmittag
Das ist der Kern-Einsatz. Irgendwo zwischen 15 und 17 Uhr, nach dem Mittagessen und vor dem Abendprogramm. Kaffee und Kuchen - bei manchen Hochzeiten auch mit selbstgemachter Torte oder Dessertbuffet.
Für diesen Block rechne mit etwa 1 bis 1,5 Tassen pro Person. Bei 80 Gästen also gut 100 Tassen in einem Zeitfenster von eineinhalb bis zwei Stunden. Eine Barista schafft das, wenn der Kuchen-Rush nicht zu eng getaktet ist. Ab 120 Gästen oder bei engem Zeitplan empfehlen wir zwei Baristas - eine schafft realistisch 60 bis 80 Getränke pro Stunde.
Wichtig: Nicht alle Gäste trinken Kaffee. Tee, heiße Schokolade und ein paar Kaltgetränke gehören mit ins Setup.
Abends: Espresso als Abschluss
Optional, aber beliebt. Nach dem Abendessen, wenn das Tanzen losgehen soll, kommt nochmal ein kleiner Espresso-Block gut an. Wir reduzieren das abends auf eine kompaktere Station - Espresso und Americano, keine aufwendigen Milch-Drinks mehr. Wer mag, kann dann auch einen Espresso Martini ins Programm nehmen. Frisch gezogener Espresso, Vodka, Kaffeelikör, auf Eis geshakt. Klingt nach Bar-Detail, bleibt aber in Erinnerung.
Mengen: wie du grob rechnest
Für eine Hochzeit mit Empfang, Kaffeetafel und Abend-Espresso rechne mit zwei bis drei Kaffees pro Person - als Ausgangswert für die Kalkulation. Wer unter 30 ist und die ganze Nacht tanzt, trinkt abends keinen Espresso. Ältere Gäste trinken bei der Kaffeetafel gerne zwei Tassen. Der Mittelwert passt trotzdem für die Planung.
Was häufig unterschätzt wird: entkoffeinierter Kaffee. Auf Hochzeiten fragen überraschend viele Gäste danach - Schwangere, Stillende, Leute die noch fahren. Das halten wir gerne vor, muss aber vorab besprochen sein.
Setup-Zeit und wann du anfragen solltest
Unsere mobile Bar braucht je nach Modell 45 Minuten bis eineinhalb Stunden zum Aufbau. Das gehört in die Location-Abstimmung - wenn Blumendekoration, Catering-Küche und Kaffeebar parallel aufgebaut werden, braucht es einen klaren Plan, wer wann wo steht.
Für Hochzeiten empfehlen wir, mindestens sechs Monate im Voraus anzufragen. Samstage im Frühjahr und Herbst sind bei uns oft über ein Jahr im Voraus vergeben. Gut einen Monat vor dem Fest gehen wir dann alle Details nochmal durch - Gästezahl, Zeitplan, Stromanschluss, Platzverhältnisse.
Wenn du schon einen Termin hast und wissen willst, was wir für Hochzeiten mitbringen: Auf der Hochzeits-Catering-Seite findest du alle Infos. Oder schreib uns direkt über die Anfrage-Seite - dann schauen wir gemeinsam, ob der Termin noch frei ist.