Weihnachtsfeier planen: Zeitplan für Location, Catering, Barista
Wer im November noch nach einer guten Location sucht, hat es schwer. Die besten Adressen für Dezember-Termine sind in Großstädten oft schon ab September vergeben – und gute Caterer und Barista-Dienste nicht viel anders. Ein klarer Zeitplan hilft dir, die richtigen Dinge in der richtigen Reihenfolge zu erledigen.
9 bis 6 Monate vorher: Location sichern
Für größere Firmengruppen ab 60 Personen gilt: Wer im Frühjahr mit der Location-Suche beginnt, hat echte Auswahl. Wer erst im August anfängt, bekommt noch etwas – aber die erste Wahl ist dann oft schon weg.
Am Anfang stehen drei Entscheidungen: ungefähre Gästezahl, Datum (oder zumindest ein Zeitraum im November/Dezember) und das Budget. Mit diesen Eckpunkten lässt sich vernünftig suchen. Hol mindestens zwei bis drei Angebote ein – nicht nur wegen des Preises, sondern um zu verstehen, was Locations in verschiedenen Kategorien unterschiedlich bieten.
6 bis 4 Monate vorher: Catering und Barista anfragen
Sobald die Location steht, kommen die Dienstleister dran. Catering-Anbieter und mobile Kaffeebars arbeiten in der Weihnachtssaison an der Kapazitätsgrenze – wer im Dezember einen Freitagabend haben will, sollte bis spätestens September eine verbindliche Anfrage stellen.
Bei einem Barista-Service lohnt es sich, früh ein paar Dinge zu klären: Wie viele Gäste kommen? Welche Getränke sollen angeboten werden – nur Espresso und Cappuccino, oder auch Kaffee-Cocktails? Wird die Kaffeebar drinnen aufgebaut oder steht der Anhänger draußen? Diese Antworten beeinflussen Setup und Preis direkt.
3 Monate vorher: Programm und Menü festlegen
Drei Monate vor dem Termin sollte das Rahmenprogramm stehen. Gibt es Musik, Redner oder Teamaktivitäten? Dann müssen die auch jetzt gebucht sein. Beim Catering ist das der richtige Zeitpunkt, das Menü zu besprechen: Buffet oder serviertes Essen, welche Allergien und Unverträglichkeiten sind bekannt, welche veganen Optionen werden gebraucht?
Schick am besten auch das Save-the-Date jetzt raus – damit so viele wie möglich dabei sein können.
6 Wochen vorher: Finalzahlen bestätigen
Sechs Wochen vor der Feier solltest du die Teilnehmerzahl verbindlich kennen. Caterer und Barista brauchen verlässliche Zahlen, um Verbrauchsmaterial und Personal zu planen. Wer hier zu lange wartet, riskiert Engpässe – oder zahlt Aufpreis für kurzfristige Anpassungen.
Jetzt ist auch der Zeitpunkt für offizielle Einladungen und schriftliche Bestätigungen an alle Dienstleister.
1 bis 2 Wochen vorher: Letzte Abstimmungen
Kurz vor dem Termin: Aufbau-Zeitfenster mit der Location klären, Anlieferung koordinieren. Wer eine mobile Kaffeebar bucht, sollte jetzt sicherstellen, dass der Stellplatz frei ist, der Stromanschluss stimmt und der Barista-Dienst die genaue Adresse plus einen Ansprechpartner vor Ort hat.
Wenn du für eure Weihnachtsfeier noch einen Barista-Service suchst – schau auf die Weihnachtsfeier-Seite für Firmen oder stell direkt über unser Anfrageformular eine Anfrage. Datum und ungefähre Gästezahl reichen für einen ersten Überblick.